建設行業進行信息化管理工作的探討

游嶸

福州市建設工程交易管理中心  350012

    隨著國家強盛，經濟持續地高速增長，帶來了信息化的高速發展，網絡也成為各機關單位實施管理的好幫手。全國大部分建設部門基本都建立了自己的網站，網站瞬間拉近了各建設主體與行政主管部門之間的聯系，在網上可以即時看到主管部門的最新文件及有關事項通知，可以進行施工管理，甚至可以直接在網絡上進行辦公；但是目前看來，目前的建設網站大都只是個擺設，能做到以上簡單功能的屈指可數，而進一步能夠使行政部門與其主管下的企業、單位實現網上互動的更是鳳毛麟角。當今的社會發展，基建的層出不窮和企業及人員種類數量的高速增長，信息化系統建設(也就是網絡建設)是勢在必行的，沒有網絡建設，將付出多得多的人力物力來應付頻繁的數據統計和各種檢查，以下，就建設行業如何進行信息化管理談談看法。

一、信息化系統建設在建設行業能夠實現的初級功能

    建設局(廳)作為建設主管部門，所主管的企業很多：施工、招標代理、監理、造價，在福州市就有上千家，如果是北京這樣的大城市企業的數量種類就更加繁多，而每個企業中都有的專業技術人員，更是數不勝數，按照以前的做法，要把所有的資料分類存檔，查找上是非常不方便而且耗費時間的，想象下一個人或者一群人在資料倉庫里翻箱倒柜，只為了尋找一個特定的信息，如果這些信息用計算機網絡來管理，那就大不一樣了，要查資料，只要設定好條件，即刻就可以查詢到，而且在有權限的前提下，在哪都可以查詢，出差在外需要資料，找臺能上網的計算機，就可以查詢，非常方便。以下就信息化系統建設在建設部門能夠實現的初級功能做個簡單的闡述。

    1、人事系統

    人事，即機關內部對于人員的檔案管理，個人資料如工作簡歷，歷年個人評價，優良以及不良記錄，小到個人的出勤情況，都保存在案。這里的人事系統，應該包括機關的內部請假出勤系統，出勤結果會自動保存到個人檔案，詳細的出勤記錄，查詢便捷，這絕對是人力所無法做到的。

    建設部門的人事系統，還應包括職稱的報名和考核情況，這與其他部門是有區別的，因為建設部門還擔任建設工程師職稱的評定考核工作，這就不僅僅是機關內部工作人員，還涉及到各方從事建設工作的成千上萬的人員。數量龐大的記錄統計工作，又是信息化系統建設的拿手好戲。

    2、工程信息

    工程信息是建設部門實施管理的一條主線，從進入建設部門的工程報建開始一直到竣工，工程的報批到工程結束，交付使用，都屬于建設部門的管理范疇。想象一下，只要知道工程名稱，打開電腦，就可以知道其在建設部門內部的審批進度或者工程進度，以及其在建設部門辦理的所有證件和手續、辦理的日期和人員，是不是符合您的需要呢。

    工程信息，以進入建設部門辦理的先后順序排列，應該包括：報建、發包(直接發包或者招標)、質量登記、安全登記、監理登記、施工許可證、工程進度、竣工情況以及工程進行中的事故、投訴以及最后竣工等內容。這個部分是信息化系統建設中最難的部分，它幾乎銜接了建設部門所有的業務并把它們聯系在一起互為貫通，也包含了幾乎所有建設部門窗口辦事程序的特點及工作人員的具體習慣。

    3、企業及人員信息

    建設部門主管的主體，即各方建設主體及其人員，包括、房地產企業、施工企業、監理企業、各類建筑代理及咨詢機構、監測機構等等；人員包括：項目經理、監理師，造價師、建造師及名類施工人員。企業及人員信息，是建立第2項工程信息的基礎，是組成工程信息的最基本因素，企業及人員信息未完善之  前，工程信息系統是無法實現功能的。而工程信息也同時為企業及人員信息提供即時的資料，并不斷地進行充實，這是兩個互為依存，不可分割的系統。

    4、信用檔案的建立

    建立信用體系，是當前社會的發展方向，也是各部門日前急需要建立的系統。建設部門眾多的企業和人員，以前從未為它們建立過信用檔案，感覺上似乎很困難，但是實際上只要建立了完善的企業及人員信息系統，再輸入每個企業或者人員在某個時期所承擔工作和發生的問題(即工程信息和文件發布系統)，建立信用檔案是水到渠成的，只需要一些很容易的設定即可。前提是規范的輸入制度的建立及執行。

    5、統計系統

    說起統計，相信是每個單位甚至個人都經常要做的事情，往常一旦需要統計，首先得動用人手，然后整理資料，得到結果  需要花費大量的時間，而且即使有了結果，也無法保證數據的準確性。但是統計系統在信息輸入全面且準確的前提下，按照事先設計好的表格打出統計數據，不會超過5分鐘。而且對于統計的每個數字，系統都能輕易找出原始的數據組成，從而能迅速發現輸入或者選擇的錯誤。

    建設部門的統計內容是繁多而且復雜的，誰也不會拒絕這  樣迅速準確的統計，這樣的統計速度也是工作所必須具備的。

    6、與企業及人員的互動

    一般來說，系統數據的輸入是由機關工作人員來完成的，但是有一種對外辦公的部分，比如企業、人員的變更，比如由企業發布的招標信息，往常處理這類項目都是由企業或者個人拿著資料來備案，然后由工作人員來輸入，這樣的做法費時費力，無法提高工作人員的效率。如果建立了企業與人員的互動系統，由企業自行在網上輸入，然后由工作人員來比對其在網絡上輸入的部分與實際資料相符情況，就大大增加了工作人員的工作強度和效率。也能大大提高企業及人員信息更新的速度。

    7、審批及備案系統

    這里所說的審批和備案系統，指的是各個科室工作的子系統，假設工程信息是結果，那么這個系統就是結果的產生過程。從窗l21收件到最終審批發文，隨時在網上查詢，就能知道此收件目前的進展程度，是否退件，是否已經到了工作時效，經辦是誰，誰批準簽字的，跟第2項工程信息有異曲同工的作用，這也是辦事人員以及效能辦最喜歡看到的系統。子系統與工程信息對接后，整個的過程從上到下就非常的詳盡，一目了然。

    8、其他

    對于其他的附注系統以及延伸功能，比如權限劃分系統、文章發布系統就不一一說明了，能建立以上幾個系統，我認為信息化系統建設的初級功能已經基本達到了。

二、建設行業的信息化系統建設的關鍵點探討

    以上闡述的信息化系統建設的基本組成和能實現的基本功能，感覺上似乎比較簡單，實際上是困難而且復雜的，而本文所要闡述建設行業的信息化系統建設更偏重于環節的專業化和人性化，則更為復雜，所謂人性化，既符合輸入者和使用者的需求和習慣。就施工許可證的許可系統來說，因為建造師有不能同時建設2個工程的限制，除了一級建造師，所以辦理許可之前，工作人員應先查詢該項目建造師的級別和是否有在建工程，在沒有網絡建設的時候，由于工作量太大，基本無法查詢，有了網絡建設，事先要去逐個查詢，也極為費時，解決方式是：當工作人員輸入該項目的建造師時，屏幕上同時出現該建造師的級別和目前的在建工程。這將給工作人員提供極大的便利同時也提高了工作效率。再舉個文件發布系統的例子，要做得人性化，關鍵在于文件查詢系統的多樣化，建設部門的文件，可以按照建設類、招標類、造價類、政工類等大類別進行分類，每一個大類別還可以繼續細分，同時再按照平常的文章類型(法律法規、部級文件、省級、市級…)進行分類，而本局或者本委的文件，還可以按照文件起草的科室來分類，這樣每個科室都能很方便地找到自己曾經發過的文件。再加上一般都會用到的模糊查詢和關鍵字自動搜索，這個查詢模塊異常強大，而要實現這樣的多類別查詢，需要在文章輸入的時候就分好類型，軟件設置比一般的發布系統要復雜，而輸入的時候也要付出比一般文章發布系統大得多的工作量。如此強大的文件查詢系統，應該會得到使用者的歡迎。但是實際上目前全國建設部門的文件發布系統，沒有一個有如此強大。所以要打造一個盡量讓大家都滿意而且好用的系統，周期一定不短，按照經驗，至少要2年時間，那么，如何才能盡快盡好地完成信息化系統建設呢?

    網絡建立的難點

    a、對網絡系統的認識問題

    之所以到了2008年，各個單位能夠建立起完善網絡系統的還是不多，根本在于對于網絡的認識還不到位，這里的認識包括領導的認識和每個員工的認識，首先領導要有建立網絡系統必要性和緊迫性的觀念，其次員工要有如何讓自己繁瑣的工作讓電腦去做的意識。在建設中，當搜集各個科室的資料時，由于科員們對于網絡系統不了解，對于什么樣的工作可以被電腦替代，如何才能減輕自己的工作強度一無所知，所以無法向編程人員提供到底要做什么。

    b、需求和實施的銜接問題

    網絡的軟件組成依賴于軟件師，他們把需求編成一組組的命令形成一整套的程序，問題是，誰來告訴軟件師要做什么呢?如果沒有接觸過這個行業，你可能會說，這不是很容易嗎?各個科室整理出他們的需求，然后總結，最后呈現給軟件師。其實不然，首先，科室不見得能描述出要做的內容，其次工作的專業性使得軟件師不見得能懂得這些內容的具體含義，而隨著程序的完成，科室人員的試用，其對于的網絡系統認識可能也將升華，從而能提出更具體更實用的方案，然而此時，程序卻已經完成而不好修改了。如：在做施工許可系統的時候，工作人員對于其需求說得很簡單，而當軟件完成并使用了一個月后，該工作人員才開始提出自己的建議，雖然都非常實用而且更切合實際，但是因為改動太多，只能等軟件第2版升級時才能進行(前一段提到的施工許可系統中建造師的實例，就是工作人員用了半年系統后才提出來的建議)。

    c、網絡建設的地區唯一性

    自己做這么麻煩，那么在當前這樣的商品社會，花錢去買個其他地方做得好的軟件不就好了，市面上不都有賣軟件的嗎?事實上，每個地區都有建設部門，職能也大同小異，但是其科室的組成以及辦事程序和習慣都不會一樣，網絡系統要做得好，符合每個特定部門的的特點和習慣才能做得到人性化，才能讓使用者覺得順手滿意，也就是說每一套軟件都是唯一的，一定要軟件師按照各個部門自身的特點來建設，這樣一套系統軟件，絕不可能在市場上買到，當然，對于一些局部的小軟件，在全國設置統一的前提下，是可以購買其中做得好的，但是，這又涉及到接口和語言的問題，在實際建設中，能夠購買的都只是一些局部的小軟件。

    1、建立網絡

    a、建立網絡的初級構想

    以上這些難點，應如何克服；要建立完善的網絡系統，應該如何進行呢。

    我覺得最理想的做法，是先做一套最初步的網絡系統供大家試用，而后根據大家的使用建議進行修改，也就是說，做了改，改了再做，這里所說的改，是大改的概念，也就是可能需要幾次的推倒重來，才能最終得到一個好的網絡系統，其次，至少需要一個熟悉建設業務，同時對軟件有心得的人員負責軟件師與科室人員之間的溝通，如果沒有這樣的人，那么信息化系統建設的時間將大大延長。

    及時將業務要求變成軟件師所能理解內容并把它變成軟件的功能是一個至關重要的步驟。比如：在設計招投標發布與審核系統時，首先是招標辦相關人員對業務進行介紹：每項招標大致含有招標公告、招標實質性內容、招標預審公示、招標答疑、中標公示等5項內容，如果該業務員沒上過網，或者不了解網絡的基本狀態，也就只能介紹到這了，但是如果對網絡的情況比較熟悉，你就會繼續介紹，這5項內容是招標過程的必要內容，最好能在看到其中一項的時候，也能夠方便地點擊到這“次招標的其他4項內容，那么，軟件師就會跟你探討，如何連接的問題，也就是用哪種相同的量來把這5個內容連接在一起，以期在觀看其中一項的時候，其它4項的連接也將列出。如果再進一步，業務員甚至能把最終的成果圖樣描述給軟件師，讓軟件師有個直觀的概念，那么做出的東西一定是你想要的，如果沒有這個概念，那只能憑借軟件師的發揮了。目前全國各大城市的招投標網站的這些內容大部分都是分開的，要把同一次招標的各項內容都找出來，費時費事。

    熟悉了網絡，基于以上這個系統，還可以加上招標答疑系統(這也是招標過程的必要內容，只是更復雜些，要加上互動功能)，以后將非常直觀方便地瀏覽到整個招投標過程。這就是熟悉網絡的工作人員與一般工作人員之間的差別，軟件師是沒有能力對一個網絡系統進行分解設計的，他只是機械地把你提出的業務變成軟件，而不會從中創造。創新創造的過程，完全取決于這個熟悉業務和網絡的工作人員。而這個人，是至關重要的，一般來說，需要軟件的幾次推倒重來才能產生這樣的人才。

    有了領導的重視，有了業務上與軟件師溝通的良性平臺，信息化系統建設方能有初步建立的條件。

    b、實施過程注意事項

    網絡建設的實質：首先是業務需求及習慣的準確描述，其次是熟悉業務和計算機的人員對軟件的整個架構進行設計，最后是軟件師的正確理解以及最終實施，將得到一個滿意的結果。這是非常不容易的，如果有人能在事先把這個架構進行設計后呈現給軟件師，是最理想的，但是在現實操作中，這種情況不太可能發生。在實施過程中需要注意以下幾個問題：l、最好避免招投標，因為招標文件必須把需求寫得很詳盡，而對于一套嶄新的系統，是無法一次性把需求寫得很詳細的，在整個實施過程中，會出現經常性的改變和修改，甚至大相徑庭，中標單位顯然忍受不了這樣的折磨。要做一套適合本部門的好軟件，最好與軟件師簽訂一個框架協議，要有慢慢改，慢慢做的心理預期，才能最終做好。2、軟件師與業務員之間保持頻繁的聯系，以期獲得最新的思路，思路總是越談越明，事情總是越做越順，以縮短建設的時間。同時在實施過程中，保持人員的穩定也很重要，聯絡人，業務員，軟件師，最好都不要輕易變化，特別是軟件師，在不斷的修改過程中，軟件師對這個系統建設的熟悉程度也在增加，到了后期，甚至不用費什么口舌軟件師就能明白業務員的意圖，溝通會越來越方便，而一旦換人，就得重新培養這樣的默契。3、本文所提到的系統信息的組成是相鋪相成，互相依賴的，最先建設的，應該是最基本的信息，如上面提到的企業及人員的信息，那是建設行業信息化系統建設搭建的基礎，在這點上，與蓋房子的過程有異曲同工之處，基礎打牢靠了，以后的建設就會容易些。而體現在具體工程上，即同一個工程輸入的數據，在以后任何一個環節均可以隨時調用而不必重新輸入，這樣最大程度上避免了重復勞動。4、建設過程，應有一位略通程序設計的工作人員參與整個過程，并了解系統的構造、基本組成及程序設計，為日后系統的維護打上伏筆，如果日后需要簡單的改動或者出現錯誤，就不必麻煩軟件師。軟件師的流動性和變數是很大的，這樣出現問題時也避免以后找不到軟件師或者找不到公司而使得網絡陷入癱瘓。5、業務員給軟件師所描述的功能最好能帶有成型的效果圖，多上網去查看其他網站設計理念較人性或者建設網站中比較專業而且好用的部分，增加自己的理性認識，同時可以提供給軟件師參考。6、要實現系統的功能，輸入的規范很重要，首先在設計這個系統的時候，考慮到具體輸入人員的習慣，本身就可以大大增加輸入的正確性。舉例：上面說過的讓招標的5個內容相互連接，這時候，就要考慮輸入的問題，假設首先確定用招標唯一的編號進行連接，每次輸入內容，先輸入編號，那么同編號的自然會連接在一起，這看起來并沒有什么問題，但是在實際操作中，由于編號的組成有符號和數字，輸入的時候極易輸錯，一旦錯誤，直接導致5項內容無法連接，所以在得知了以上信息后，即考慮用其他的方式來避免輸入犯錯，實際操作中，我們找到了行之有效的方式，也就是每次輸入的時候，必須找到該次招標的任意一項內容，在其頁面上去增加其他內容，這樣就極大地避免了錯誤的發生，同時也方便了輸入者。所以，為了保障功能的實現，應讓軟件盡量去迎合具體輸入人員的習慣，以保證輸入數據的準確。7、基于安全性和互聯網的不穩定性，做個內網跟外網相互配合是必要的，機關內部的工作系統基于內網，這樣可以避免互聯網的臨時故障造成的工作暫停，同時由于沒有與互聯網連接，也保障了數據安全；而網上互動和信息發布部分則放在外網上，與互聯網相連接，給各方建設主體和各相關企業和人員提供一個便捷的交互平臺。這里要強調的，外網和內網的聯系是必不可少的，只有具備聯系，才能提供高效的網上互動平臺，但是這跟目前的保密制度是有些沖突，留待日后探討。

    2、功能保障——維護機構和制度

    軟件的運用需要若干人每天進行大量的輸入，而每個人都難免有疏忽犯錯的時候，所以需要審核和檢查，需要有人專門在后臺進行審核，審核通過，確認正確的數據才能夠進入到數據庫，這就需要建立嚴格的輸入審核制度，使之能良性運轉，而維護的機構具備正規的編制則最為理想。建設部門是一個龐大的部門，其軟件是復雜的，其維護也是繁瑣的，有正規的機構正式的人員來進行專門的維護，非常必要。

    好的軟件都是一環扣一環，互相連接的軟件開始運轉，至少需要一個軟件師來維護，解決一些初級的或者突如其來的問題，本部門固定工作人員是最好的選擇。

三、結語

    網絡的建立對于建設行業實現信息化管理，融入當前社會的需要和發展的趨勢是顯而易見的，以上部分只是是筆者在幾年的網絡建設中總結出經驗，拋磚引玉，提供一些粗淺的思路供同仁們參考。希望在以后幾年，實用形的網絡建設如雨后春筍，大家都能享受到信息化系統建設的強大和便捷。

(本文來源：陜西省土木建筑學會  文徑網絡：溫紅娟  劉紅娟  尹維維 編輯 文徑 審核)