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摘要：本文針對當前施工合同管理方面存在的問題，從建筑工程管理的角度，以施工企業合同管理為著眼點，闡述了合同管理的重要性及方法，使工程管理有的放矢，達到事半功倍的效果。...

 

施工企業如何做好合同管理

陜西建工安裝集團有限公司  朱劍輝

     隨著我國社會主義市場經濟體制改革的逐步深入，以及加入WTO后建筑市場全面與國際市場接軌，更增大了合同管理的風險性和多變性。由于目前建筑市場“僧多粥少”，競爭激烈，導致買方市場的嚴重傾斜，同時由于歷史根源、認識根源、法律根源、制度根源及合同法律體系的不完善，加之建筑施工企業的法律意識淡薄，造成建筑市場有法不依、執法不嚴的問題時有發生，業主常常用苛刻的合同條件把風險轉移給承包商，造成風險承擔上的嚴重不平衡。面對當前的實際情況，施工企業只有重視合同和合同管理，才能有效的降低工程風險，增加企業利潤。

    當前仍有許多企業對合同管理的重要意義認識不足，審查和批準合同不科學、不嚴格，履行合同缺少應有的約束，甚至處于放任狀態。具體表現在：一是合同意識淡薄，面對激烈的建筑市場，只注意經營承攬，缺乏對施工合同的內容和條款認真研究，為后期工程管理和索賠留下隱患；二是缺乏預見性，不能對工程及時地跟蹤、進行有效地動態分析和管理；三是針對業主不規范的市場行為，缺乏有效的規避合同風險的對策和措施。

    盡管很多企業在合同管理方面采取了一些措施，收到了一些效果，但管理的被動性、分散性、淺層性及投機性問題，仍然沒有得到很好的解決，存在的問題很多，把合同管理簡單地認為由專人對合同進行整理、編號、保管，沒有對合同管理運用科學、合理、有效的管理，從而也給企業帶來了較大的損失。

    市場經濟在某種意義上說是法制經濟，再貼近些說，是契約經濟、合同經濟。現代社會可以講是合同社會。一個企業的經營成敗和合同與合同管理有密切系。因此，必須十分重視合同及合同管理。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。我們不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統性就是凡涉及合同條款內容的各部門都要一起來管理。動態性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對我方不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。切不可以為簽了合同就萬事大吉，把合同束之高閣，我們要防止由于合同管理不善而遭到的懲罰。企業合同管理是企業管理的重要組成部分，涉及到企業的生存與發展。施工企業的合同管理是企業管理工作的重點、難點和弱點之所在。

    1、合同管理涉及到工程的全過程、全方位、多角度，是一個系統化的工作

    合同管理就是要求企業運用一系列科學的方法管理合同，全方位、多角度加強與市場的接軌，通過合理、有效、科學的合同管理，取得較好的社會效益和經濟效益，從而優化企業的市場地位。加強合同管理的應突出 “四個重點”、“把好四關”，來推動合同管理工作的全面落實。

    1.1以工程合同為重點，把好合同管理的入口關

    一份工程合同的履行，影響到一系列相關的分項合同，如工程分包、勞務分包、材料采購、設備租賃、加工承攬等，還包括公司內部相關的諸多合同。在這個合同網絡體系中，工程合同是綱，也是合同管理的中心。把好合同管理的入口關，就是要求企業必須嚴把工程合同的信息評審和合同評審關，在合同制訂的過程中，注重保護自身的合法權益，從而提高企業綜合效益和社會信譽，才能在市場中立足。

    進行信息評審，對搜集到的大量工程項目信息進行認真排隊摸底，對可信度高、中標可能性較大、滿足企業近期經營方針的項目，落實責任到人展開工作，避免一些無謂的人力、物力投入，以降低經營成本。與此同時，要開展一系列的基礎工作，主要是：了解發包人是否具備相應資格，項目是否具備招投標、簽訂和實施合同的一切條件，特別是否具備各類批準文件，招投標過程是否符合法定的程序；了解項目所在地的社會情況，正在運行的相同或相近項目的有關情況以及當地主要材料的供應情況等。

    加強合同評審，應進行招標文件的評審、投標書的評審和簽約合同評審三個過程，并注意以下幾點：一是合同中的預算及付款方式、工期、質量是否合理，企業是否存在實施項目的能力；二是合同用詞是否準確，有無模棱兩可或含義不清之處，合同條款是否符合有關法律、法規�？梢哉f，合同講究咬文嚼字；三是及時提出合同中的不利情況，是否有足夠的預見性，對風險因素是否有周到的考慮及規避措施。

    1.2以分承包合同為重點，把好合同管理的出口關

    為提高經濟效益，搞好內部開源節流，在發包結算方式既定的前提下，嚴把合同的出口關非常重要。為此，一是分包合同的簽訂，必須以工程合同為依據，必須滿足工程合同的要求，工程合同中有關工期、質量、安全、履約保證金等必須在分包合同中進行分解，層層落實。二是在訂立分包合同時，要充分考慮工程的實際情況，劃清合同界面，明確雙方各自的權利和義務，避免責任不清，互相推諉，影響工程順利進行。三是抓好分包合同的履行。對分包的施工單價、購銷單價、費用標準及結算辦法等，建立較為完善的管理標準，以分包為基礎，對不合理的單價、費用作必要的修正；在現場施工、材料等部門設置關口，嚴格審核，加大各部門、各單位對分包工程施工進度、質量的監督檢查，保證合同的順利履約。四是嚴把分包合同的結算關。以分包合同為基礎，會同有關生產、質量、材料、核算等部門進行會簽，尤其對無定額及換算定額項目，要做好發包方對材料單價或項目造價的確認工作，對分包結算的工作量，實現三級復核制度，層層把關。

    1.3以索賠為重點，把好合同管理的履約關

    建設工程的特點是施工工期長，技術質量要求高，工程造價中含有許多不確定因素，比如，現場施工條件的變化、工程設計變更及工程實物量的增減、建筑材料價格的變化、政府部門對施工預算定額的調整，以及合同條款中的缺陷和業主付款行為的違約等。因此，在合同執行過程中，索賠事件不可避免，而且也經常發生。做好索賠工作是目前惡劣市場競爭環境中增加工程成本收入的重要手段，也是合同管理的重要內容。加強索賠工作管理要注意以下幾點：

    索賠處理必須要以合同為依據。合同文件是索賠的依據，索賠是合同管理的繼續，特別要注意對合同條款的研究，再施工過程中，要隨時隨地將實際情況與合同規定對照，及時整理索賠資料，組織索賠工作。具體索賠事項主要有：在工程量的變更方面，凡超越合同文件規定的數量或新增加的工作內容，均在合同上明確限額，超出限額的，應進行經濟和工期索賠。在支付工程款方面，合同中應明確支付工程款的時間和數量，有預付款的要規定起扣點時間；對業主拖欠進度款和審計后應支付在相應條款上要有防范措施；對于壓價工程，簽約時必須把范圍和程度寫清楚，若發生工程變更或大幅度的增減項目，相應的費用也要增減。

    注意保留索賠的相關依據。索賠的主要依據除了合同文件以外，還包括來往信函、會議紀要、施工記錄、工程變更等，獲得現場工程師簽名的質量檢驗、驗收記錄是索賠的有力證據。此外，工人工資單、設備、材料和零配件采購單、付款收據、照片等都可能是索賠證據中的一個不可缺少的部分。具體要求是：對新增工程內容，在施工前，將價格確定下來，在價格未確定又必須施工時，要將每道工序耗用的工時詳盡記錄。會議紀要要雙方簽字認可，雙方不同的意見也要明。   

    施工日記要對工程進行中發現的異常情況，參加的各種會議、停各種事故、下發的各種指令、自然條件變化等準確、扼要地進行記錄。施工的每道工序，要及時進行驗收，并及時簽證。對工程進展情況（尤其是異常狀況）要利用影相進行記錄，如實記錄實際情況。

    凡在施工過程中提出的均應及時提出，如果把問題擱置下來，留到以后處理，將會帶來意想不到的后果，盡量將單項索賠在執行中陸續加以解決，避免后期綜合索賠所帶來的矛盾復雜化。

    認真正確起草索賠報告。索賠證據要確鑿充分，語言言簡意駭，要引用合同條款，建立事實與損失之間的因果關系，說明索賠的合理性，突出強調干擾事件中的不可預見性和突發性，以及自身為避免干擾事件的影響和損失所采取的措施。

    加強合同管理是企業在市場競爭條件下承攬工程的重要管理環節，是企業規避合同風險的有效方法。

    在合同管理中進行風險分析的目的是研究如何降低風險程度和規避風險，減少風險損失。在預測到主要風險因素后，因根據不同風險因素提出相應的風險規避和防范對策。

    1.4以訴訟環節為重點，把好合同管理的終結關

    合同履行中出現爭議和糾紛是現階段建筑行業時常發生的事，訴訟是解決爭議最后也是最有效的手段。將訴訟歸結到合同管理，是合同的法律性決定的，也是合同管理“過程化”的完整體現。做好對外訴訟，要澄清對“打官司”的模糊認識和畏懼心理，當對方違約影響合同履行，給企業造成損失時，可以而且應當通過法律手段來維護自己的合法權益。在訴訟過程中要做到嚴密、及時，最大限度地爭取企業合法權益。

    2、合同管理的涉及到企業的各部門，是一項全員參與的動態管理工作

    通過企業內部合同管理，建立以合同管理為核心的組織機構，明確合同管理的工作流程，在管理過程中抓住“四個環節”，將合同管理融入施工項目管理全過程，提高經濟和社會效益，增強企業的實力，實現生產經營的良性運行。建立和健全企業的合同管理體系，主要是建立和健全企業合同管理的組織網絡和制度網絡。

    組織網絡，是指企業要由上而下地建立和健全合同的管理機構(包括專職機構和兼職機構)，使企業合同管理覆蓋企業的每個層次，延伸到各個角落。一般地說，大中型的建筑施工企業，總部應當設合同管理專職部門，分公司設合同管理專職或兼職部門，項目經理部應設合同管理崗。如果設有法律工作部門的，那么這個部門應當配合合同管理部門，起到法律咨詢、合同評審、履約監督和組織仲裁、訴訟的作用。

    制度網絡，一提指企業要就合同管理全過程的每個環節，建立和健全具體的可操作的制度，使合同管理有章可循。這些環節包括：合同的洽談、草擬、評審、簽訂、下達、交底、學習、責任分解、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等，二是指企業各層次都應有自己的合同管理制度�？偛恳�建立和健全總的合同管理制度，分公司則根據自身的需要補充自己的合同管理制度，項目經理部也可以作一些必要的補充。

    建立和健全建筑施工企業的合同管理制度，必須根據我國的《合同法》和相關的法規，以及企業的實際情況。

    合同管理的組織網絡和制度網絡，構成企業合同管理體系。體系的動作，必須通過定期的檢查來保證。要檢查合同管理組織和制度是否適應合同管理的需要和市場需要。對不適應部分進行必要的調整。一句話，對合同管理體系也應進行動態控制，及時調整，不斷完善。

    通過企業內部的合同管理，建立以合同管理為核心的組織機構，明確合同管理的工作流程，在管理過程中抓住“三個環節”，將合同管理融入施工項目管理全過程，提高經濟和社會效益，增強企業的實力，實現生產經營的良性運行。

    2.1抓好合同交付環節，提高全員合同意識

合同簽訂后，公司合同管理人員應將招標文件、招標答疑資料、詢標紀要、投標書（報價、施工組織設計、承諾書等）和合同文本對項目部進行交付，使項目部熟悉合同中的主要內容，明確工程中的風險、重點或關鍵性問題。要求項目收集、分析合同履約過程中的各個信息并及時進行調整，對合同的履約過程進行預測，及早提出與避免影響合同過程中的各種問題，提高全員合同意識。

    2.2抓好臺帳管理環節，確保合同管理落到實處

    合同臺帳管理是合同管理的一項重要工作。搞好合同臺帳管理，既是合同履行的依據，又是合同履行的記錄，對合同管理的實施和評價有著十分重要的意義。實施有效合同臺帳管理的臺帳主要有：工程合同、工程項目專業分包合同、工程材料采購合同、工程項目機械設備采購合同、工程項目機械設備租賃合同、工程項目材料租賃合同、工程項目勞務承包合同、工程項目內部承包合同見證表、工程項目各類合同履約記錄表、工程項目月度監督檢查信息匯總與反饋表和工程合同資料存檔匯總表。

    2.3抓好履約檢查環節，保證合同管理有效履行

履約檢查，是事先或事中發現問題和疏漏的有效措施。只有在合同履行過程中定期檢查，才能及時發現問題，制訂防范風險的對策，從而將風險損失程度降到最小，將收益做到最大，這是加強簽證、索賠管理的最有效的辦法。公司及有關職能部門要經常深入現場對合同履約和管理情況進行針對性的檢查，履約檢查應體現“三大功能”：“信息功能—能清晰地放映合同履約中的狀況及一般性的問題；報警功能—能及時顯示出妨礙合同履行的重大問題，產生爭議或出現糾紛的各種現象或隱患等；修補功能—針對出現的各種問題能及時提出解決的辦法或提出解決的請求，根據職能部門的整改意見進行整改，直到不良因素消失。

    在實際工作中，也反映出制訂制度固然重要，而執行制度更為重要。無章可循不行，有章不循也不行。而且，隨著市場的規范運作和市場形勢的發展變化，合同管理上也會不斷產生新的問題，提出新的要求，這就需要我們不斷完善原有的合同管理制度。

    企業合同管理是指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容；審查、監督、控制是合同管理的手段。

    對市場來說，企業合同管理的重要性和必要性在于：實現企業對市場的承諾，體現企業的誠信，提升企業的品牌和形象，使企業更牢固地立足市場，實現可持續發展。

    對企業來說，合同管理的重要性和必要性在于：一方面使企業的生產經營與市場接軌，滿足市場的需要，提高企業適應市場和參與市場競爭的能力；另一方面是使企業在履約過程中維護自身的合法權益，提高企業經濟效益。

    由此可見，企業合同管理是市場經濟條件下企業管理的一項核心內容，企業管理的方方面面都應圍繞著這個核心而開展。成功的企業合同管理，是把合同的權利義務按職能分工分解到各部門，由各部門去履行屬于自己職能范圍的權利義務。只有這樣合同管理才能真正到位，履行責任才能真正落實。可以說，企業合同管理是一個系統工程，需要各子系統、分系統共同配合。而在現實中出現的各種問題，其中一個重要原因是部門之間的履約責任不明確、不溝通、不落實，造成誤。合同管理比其他管理更需要信息溝通和處理。

    3、結語

    合同管理是施工企業管理的核心，是企業管理工作的重點和難點，同時也是弱點之所在，是一項相當復雜、繁重的工作，合同管理始終貫穿于企業管理的全過程，直接關系到企業的風險防范與規避，它不僅是創造企業經濟效益的關鍵所在，也是涉及企業生存與發展的核心。

 (本文來源：陜西省土木建筑學會     文徑網絡：劉軍 呂琳琳 編輯  劉真 文徑 審核) 

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