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摘要：隨著企業管理從傳統的科學管理向知識管理的轉變，同時也對辦公空間設計提出了更高的要求。本文提出應將企業辦公空間作為一個系統工程來考慮，從辦公空間應根據企業的特色來量身定做；符合辦公自動化的要求；辦公空間應以員工為本的理念，向家居設計靠擾，同時應提倡小型化、靈活與分散化，創造有情感價值的辦公空間。...

辦公空間優化設計的探討

鄭  蕾

(浙江亞衛通科技有限公司，浙江杭州310012)

    伴隨知識經濟的到來，企業進入信息時代，經濟的全球化使企業之間的競爭加劇，對辦公空間的設計有了新的要求，傳統意義上的辦公空間已不適應現代管理和辦公的要求，如信息的傳遞速度慢，獲取信息的渠道少、工作人員之間的知識交流缺乏等。因此，現代企業呼喚著新的辦公空間的出現。

1.中國企業辦公空間的現狀

    當前中國企業由于95％是中小型的，管理水平總體來說還相對較低，同時競爭資源優勢不強，企業的壽命比較短暫。據統計，世界500強企業平均壽命是40～50年，美國每年新生企業為50萬家，而這些企業10年后僅剩4％，日本存活l0年的企業也不過l8．3％，而中國大企業平均壽命是7～8年，中小民營企業平均壽命是3.1年。

    目前企業界在討論做大做強的問題，也就是企業成長的問題。在企業成長的過程中，成敗往往只是一步之差。如果能做得比別人更好一些，結果就可能保持較好的發展。良好的辦公空間的設計可以形成競爭的優勢，因良好的辦公空間可以為工作人員提供一個溫馨的辦公場所，激勵他們更好地工作，同時給潛在的客戶留下美好的印象等。

    就國內當前辦公空間的現狀來說，存在較多的問題主要體現在：

    (1)辦公空間的設計幾乎還是停留在空間功能的基本需求上，缺少一定的創新，沒有結合公司個性化的需求與特色。所以設計師應根據企業的文化脈絡，系統地研究公司到底需要什么，設計會給公司帶來什么，結果會怎樣，必須有具體的分析、預測，而不是對空間進行簡單的功能上的分割。

    (2)設計存在著嚴格的等級標準，從總經理室到各個部門的辦公室形成強烈的等級差別。

    (3)設計與公司的管理體系嚴重脫節，把復雜的問題簡單化，把單個具體的問題程式化，雷同化。建筑師和室內設計師應為企業的辦公空間設計創造企業文化，為公司的員工創造一個輕松愉悅的，可以鼓舞士氣的辦公空間，從而使企業保持持久的競爭優勢，保持良好的發展，同時給那些潛在客戶留下深刻的印象，真正把企業的辦公空間看作是企業的空間資源，而不再是一個簡單的辦公場所。

    當前我國的中小企業幾乎面臨著一個共同的問題，就是這些企業要想達到更高的層次，就必須創造自己的品牌，營造自己的企業文化，加大科技創新的力度，擁有自主的知識產權，這是企業現實的需要，也是成長的需要。盡管辦公空間的設計對于一個公司來說，只是部分元素，但是對于企業競爭優勢的提高仍然是十分重要的。而目前的設計并沒有抓住這些元素，辦公空間設計缺乏創新，幾乎是千篇一律的，而每一個企業的實際情況卻是不相同的，這就要求在辦公空間的設計上要有創新意識，使辦公空間成為企業競爭和成長中的不可或缺的優勢。

2.辦公空間布局亟待優化

    如前所述，我國辦公空間的建筑及裝璜設計的服務主體應是95％的中小企業，而現有辦公空間設計好像不是為企業而設計，而是為總經理設計，充滿著嚴重的等級觀念和權力中心的象征，董事長、總經理室的裝修豪華氣派，且放在整個空間的最佳位置。作為一個公司的領導者，其實權利的影響力是有限的，更重要的是要有自己的魅力，擁有影響他人行為的能力。因此，企業領導和設計師必須轉變觀念，領導者應該充當設計師和仆人，另外，要眼睛向下，心中時刻裝著企業的員工，多為企業著想。領導層辦公室設計得豪華氣派，會給人一種高高在上的感覺，不利于和員工之間的良好溝通。魯迅曾經說過，工作往往會為安逸舒適的生活所累，太奢華的環境對工作效率的提高是沒有好處的。辦公空間設計必須根據公司的需要，用系統的思考代替個人的思考，而不僅是為了滿足個別人的主觀愿望。例如，美國佛羅里達州邁阿密的Burger kin9公司總部遭到了名為Andrew的颶風的破壞，颶風過后的幾個月，上至董事長下至普通職員不得不集體“野營”在臨時的辦公室，職務等級在這里不再存在，然而在此期間，明顯能感到員工士氣大漲，生產效率大大提高。又如倫敦金融時報報道，英國航空公司(BritishAir— ways)新落成的綜合辦公大樓大膽地把最好的景觀保留給整天坐在座位上工作的后勤人員，因為他們認為，這樣做，才是提升工作士氣的好辦法。從今天知識管理的角度來說，管理就是各個部門各個層次的相互溝通，管理人員必須不斷尋找下屬的需求，了解員工對企業的意見，讓他們知道公司在做什么，讓他們參加決策活動，越是高層的管理者與員工的溝通時間應當越多。知識經濟時代，管理者和員工之間的相互溝通顯得更加重要，總經理辦公室的設計應遵循良好溝通的原則。因此在辦公空間的設計方面，絕大部分公司的領導的辦公室應該以能促進良好溝通為目標，而不是追求毫無意義的奢華裝飾。

    管理大師彼得德魯克也在《頂級經理人的五維管理》中提到：“溝通是雙方心靈相印的特效藥，企業管理的中心是對人的管理，人與人之間雖然職務不同，但在人格上卻是平等的，只有在平等的基礎上進行管理，在平等的基礎上進行溝通，才能激勵員工貢獻出聰明與才智。在管理當中，把溝通看成激發人們積極性的重中之重”。所以從公司管理的角度來說，解放總經理辦公室對于絕大多數的企業來說，有助于公司的成長，要把有限的財力精力用在最需要的地方，設計師要把自己的聰明才智用在整個辦公的系統上，不要只盯著總經理的辦公室，這樣公司領導可能少了一份權威，卻可能多了一份魅力；辦公空間可能少了一份氣派，卻多了一份平等，多了一份和諧。

3.辦公空間如何優化

    3.1辦公空間需要量身定做

    每一家公司企業都希望得到一個量身定做的設計方案。設計師在開始設計前，必須要了解公司的業務流程，需把工作上聯系密切的部門安排得近些，這樣有利于提高工作效率。

    高科技公司、廣告傳媒公司、國企、商業銀行等不同類型的企業有著完全不同的需求。例如，摩托羅拉、聯想等高科技公司要求首先保證使用功能和工作效率，所以他們對機電、空調、弱電系統等基礎設施的鋪設尤為關注，其次才是表面形式的裝修和裝飾。像君士這類傳媒公司，辦公人員較少，個人空間很大，要從空間、色彩上表達時尚感、充滿想像力及活潑、跳躍感。而對某集團總部，則運用了較多的石材、深色木材和黑灰色調，玻璃和木質感中西合璧，表達霸氣、收斂、含蓄、嚴肅和具有厚重力量感。

    3.2強調辦公自動化

    隨著無紙化辦公的實現，國外一些辦公室設計時，已經與傳統設計有很大不同。所有信息都可以通過網絡Email、傳真機等內部聯絡辦法實現。辦公自動化已經成為辦公室裝修需考慮的。主要問題。尤其是一些為銷售人員準備的辦公室，取消了每個人固定的座位，因為他們中的多數人無需見面也很難碰見，辦公室的大多空間被用作會談和交流用的茶水間或咖啡座，沿辦公區的周圍準備了安裝完備網絡和電話插孔的自由座位。銷售人員回到辦公室后可任選座位，只需接上筆記本電腦就能工作，極大地提高了空間利用率。

    3.3辦公室設計向家居設計靠攏

    設計師應參與細節設計，包括家具、裝飾品，甚至會客室的一個小煙灰缸。在寸土寸金的辦公場所，把里面所有的空間都利用上，將文件柜、更衣柜、檔案箱放到最省空間的地方，在墻壁上加隔板放物件，利用樓梯空間裝資料，貼著壁紙的墻面被掛畫裝點得花花綠綠，辦公室設計越來越瑣碎。

    有人認為，辦公室設計家居化，說明現在的公司越來越重視員工的需求，通過不斷地調整細節讓使用者感到方便和舒適，這是一種辦公室文化的進步。

    3.4辦公室設計應小型化、靈活化、分散化

    據說“9.11”后，美國一些大公司就不再熱衷于買大樓和把公司總部集中一塊辦公了。現在流行分散辦公，高科技手段的應用已經能滿足辦公室內對通訊、聯絡服務提出的更高要求。加之一些人開始在家SOH0辦公，公司管理層自然要求辦公室內靈活組合的辦公家具，沙發、隔板、桌子、家具都可隨意組合變化。小型化、分散化、靈活化成為辦公空間設計的新趨勢。

4.創造有情感價值的辦公空間

    所謂有情感價值的辦公空間，就是存在于企業員工內心，能夠給員工帶來心靈感動的，使員工在無形中感到工作的愉悅，能夠挖掘員工的潛能，讓員工實現自我價值包括企業員工的感受、信念和價值觀的空間。

    其實有情感價值的空間是雙向的，公司能夠給員工帶來一個舒適、愉悅的辦公環境。相應的，員工也愛公司，感覺就像在家里一樣溫馨，他們把工作看成一種娛樂，是我要工作，而不是要我工作，讓人產生一種奉獻精神，謙和的為理想而工作·。企業中惟有這份愛才能觸發主管與員工的了解，有了愛，才會在同一層次；同一時間實現即時的溝通。這種情感資本對員工所產生的影響，直接關系到公司產品的質量和所提供的服務，甚至直接決定公司的成長和產品的創新。

    (1)創造有情感價值的辦公空間就是要解放總經理辦公室，把所有公司領導從封閉式的空間中解放出來，讓公司的領導有足夠的時間與員工進行交流，既可以增強公司民主平等的氛圍，又可以讓員工在一個民主的體制中，平等的人格空間中工作，有利于增強企業的凝聚力。

    (2)目前中國許多中小企業的辦公空間沒有貴賓室，這是很大的失誤，無論是什么公司，貴賓室都是需要的。無論電子商務多發達，人與人的面對面的交流還是不可避免的。筆者認為貴賓室是非常好的商務交談的場所，比如總經理在經理室接見一個客人與在貴賓室接見一個客人給人的心理認知上是有差距的。總經理在自己的辦公室接見一個顧客，這位顧客身份沒有變化，他本來是什么身份還是什么身份，另外，公司沒有給這個顧客一個身份的定位。這對于公司來說是一個細節上的失誤，如果是在貴賓室里接見一位顧客，這位顧客除了他原有的身份以外，他此時是總經理的貴賓，也是這個公司的貴賓。其實這只是一個細節問題，無論是公司領導，還是設計師，都不可以忽略這些細節的，因為細節決定成敗。有人問被評為20世紀最偉大的四位建筑師之一的密斯·凡·德羅，你成功的原因是什么，他說“魔鬼在細節”。的確，如果能夠多抓住這些細節，成功的機會就可能會更多，企業在成長的過程中就有可能做得更大，更強。

    設計一個貴賓室，并且使它并不只屬于領導們，而屬于整個公司，公司里的每一個人都有權利使用它，擴大它的使用范圍，這也就增加了空間的利用價值。當然在貴賓室的設計上要根據公司的具體需要，同時注意體現公司的文化內涵。

    (3)當前我們許多中小企業的辦公空間中，一般沒有交流室，在目前競爭激烈的時代是很不利的。靈感、創新等多是在交流的快樂激動的時候產生的，通過交流開啟人們心靈的窗戶，點燃智慧的火花，增強前進的動力，人類創造知識的過程是一個活的系統，互助而永不隔離。從今天社會的角度來說，目前中國正處于社會轉型期，人們內心的壓力都很大，人的情緒有時會出現萎靡不振，其中一個重要的原因就是人與人之間缺少交流，另外有些人對公司的管理等方面的確有許多想法，但由于目前各方面的原因，無法表達出來，其自己真正的價值得不到體現，沒有發揮才能的平臺，從而導致精神失落。這些都嚴重影響著工作效率的提高，同時也阻礙了企業的發展。所以說辦公空間必須要有交流室，要有一個讓員工說出自己心聲的地方。無論是生產型企業還是創新型企業都是一樣的。通過交流提高勞動生產率，通過交流提高工作效率，通過交流產生創新的火花，通過交流使公司融為一個集體，增強公司的凝聚力。

    (4)創新是企業競爭的基礎，未來的營業收入靠它來創造，并讓企業在市場上保持競爭優勢。由于一些中小企業不太可能成立自己的研究機構，其實每一位員工都是企業的研究員，他們處在生產的第一線，他們最熟悉每一個生產流程，每人只要有一點的創新，對于公司來說都有可能產生很大的促進

作用，就有可能降低產品的生產成本，給公司帶來巨大的利潤空間，問題是公司應給員工提供這樣的一個空間，讓他們在第一時間記錄下自己的想法，讓他們能夠實現自己的想法，通過空間資源的優化來挖掘每一個人的聰明才智。

5.結  語

    綜上所述，空間設計不僅涉及美學，還必須結合企業的實際情況，重視員工的作用，創造出有情感價值的空間。另外，辦公空間的合理設計還應綜合考慮各方面的因素，為企業提供盡可能多的可塑空間，充分挖掘空間資源。使公司的特色在整體上得以體現。

參考文獻

[1]美，彼得.F.德魯克．頂級經理人的五維管理[M]．哈爾濱：黑龍江人民出版社，2004．

[2]汪中求．細節決定成敗[M]．北京：新華出版社，2004．

(本文來源：陜西省土木建筑學會  文徑網絡：尚雯瀟 尹維維 編輯  文徑 審核)

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