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摘要：隨著CAD軟件應用的深入，如何有效地組織、管理逐漸積累的、數量龐大的、以電子形式存在的圖紙和文檔，正在成為建筑工程設計單位需要著重考慮和解決的問題。這個問題的解決，不僅需要檔案管理人員自身計算機操作技能的提高，計算機技術人員密切配合，更需要結合本單位實際，進行統籌規劃，從技術上攻克難關。...

圖紙檔案的計算機管理

陳  蓉

(四川省建筑設計院  四川成都610017)

    隨著CAD的應用的深人，如何有效地組織、管理逐漸積累的、數量龐大的、以電子形式存在的圖紙和文檔，正在成為建筑工程設計單位需要著重考慮和解決的問題。

1.計算機技術人員與檔案部門密切配合，做好 CAD管理的人力資源準備

    1.1計算機技術人員應深入到檔案部門

    在檔案的計算機管理實施初期，存在檔案管理人員缺乏計算機管理技術，而計算機技術人員缺乏檔案管理知識的矛盾。為了解決這個矛盾，有許多工程設計單位的計算機技術人員深入到檔案部門，這樣不僅可以使檔案管理人員增強計算機管理水平，更可以使計算機技術人員充分了解檔案管理需求，編制出更符合實際的檔案管理軟件，使計算機技術更好地服務于檔案管理工作。

    1.2提前進行檔案管理人員的培訓工作

    由于許多建筑設計單位的檔案管理部門中缺乏懂計算機軟硬件技術或數字通信技術的技術人員，檔案管理人員普遍計算機水平不高，如果不對他們提前培訓，必將對檔案的計算機管理產生阻礙。因此，在計算機技術人員深人檔案管理部門后，應舉辦計算機技術的短期集中培訓，包括計算機基礎知識、Windows 98及Windows 2000等操作系統的基本操作，辦公軟件如0ffice、WPS的基本操作等，使檔案人員能夠對計算機有初步的了解，并能掌握辦公文檔、表格的制作，為將來使用檔案管理軟件奠定基礎。

2.結合單位實際統籌規劃。做好CAD管理的技術準備

    通過計算機技術人員與檔案部門的合作，提高了檔案管理人員的素質，僅僅是為實現CAD管理做好了人力資源方面的準備。要想全面實行CAD管理，必須結合本單位實際統籌規劃，攻克技術難關。

    2.1配置檔案館的計算機網絡環境

    檔案的計算機管理不僅與檔案人員、計算機人員有關，與設計人員也是分不開的。許多設計單位都建立了CAD網或辦公自動化網，所以檔案的計算機管理也應該在這樣的網絡環境下進行，而且必須能夠同時滿足檔案人員管理和設計人員的設計需要。在此，筆者經過實踐摸索，并借鑒兄弟單位的做法，提出一種簡單易行、費用低廉的網絡方案。具體做法是：以1個100兆HUB(集線器)為中心，l臺CPU為 P4的微機做服務器，4臺CPU為586的微機做工作站，服務器和4臺工作站中均裝入l00兆BASE網卡，網卡與HUB之間采用雙絞線連接，就形成了拓撲結構簡單的星形以太網；操作系統采用Windows NT或Windows 2000(服務器)、Win dows 98(工作站)。只要進行簡單的配置即可實現檔案館的網絡環境，花費較少、易于操作，基本能夠滿足檔案管理的實際需要。

    2.2紙質圖檔與電子圖檔的計算機管理分階段進行

    目前市場上已有名目繁多的檔案管理軟件．商品化的軟件具有功能齊全、界面美觀等許多優點，但由于它的通用性和普遍性，使檔案管理人員的操作難度增加。在檔案的計算機管理實施初期，應根據各單位的實際情況分階段進行，否則可能造成資金的浪費。

    建筑設計單位應逐步分階段進行紙質圖檔和電子圖檔的計算機管理。鑒于CAD繪圖產生的電子圖紙和紙質圖紙應同時歸檔，筆者建議，首先應實現紙質圖檔的計算機管理．才能盡快發揮檔案的計算機管理的作用，讓建筑設計人員盡早體會到檔案的計算機管理的優越性。要實現計算機管理的目的，除了配備計算機硬件之外，更為重要的是要有舍適的軟件，包括圖檔條目管理軟件和配套的借閱管理軟件。編制圖檔條目管理軟件應具有模糊檢索的能力，能提供多項檢索類別，檢索速度要快。檢索結果按一定規律排序，使人一目了然。同時，軟件應具有良好擴展性，便于數據將來可直接擴展為圖檔管理軟件所利用。

    過去檔案管理人員進行紙質圖檔編目時，將圖檔立卷入袋時要手寫橫卡、豎卡、封面和總目錄等7遍圖檔信息，費時費力。而設計人員借閱所需的圖紙檔案時，必須到檔案館查找相關目錄，十分麻煩。而利用圖檔條目管理軟件實現計算機管理，檔案管理人員在編目時將信息錄入計算機，即可自動打印橫卡、豎卡、封面和總目錄等信息，大大減輕了檔案管理人員的工作量；更為重要的是，通過局域網，設計人員在自己的計算機前便可以查詢到所需要的圖紙檔案是否在館內，大大提高了工作效率。

    2.3加強電子圖擋的數據籌備

    檔案工作是一項連續性、系統性很強的工作，很多業務要幾個人連續工作，檔案實施計算機管理不能脫離收集、整理、編目、檢索等基礎工作。電子檔案更不是一蹴而就的事情，如果不將檔案館接收的電子文件進行科學的條目信息整理，即使在硬件上引進最先進的計算機現代化設備、在軟件上引進功能最完善的圖檔管理軟件，也無法實現電子圖檔。電子圖檔基礎數據準備不充分，只能使計算機軟、硬件功能萎縮，造成資源浪費。建筑工程設計單位紙質圖檔管理走向電子圖檔管理主要面臨著三種情況。

    (1)引入CAD近10年來積累了大量的電子文件，其中大多數存放在軟盤中，近兩年來有少數開始存放在光盤中。無論是軟盤還是光盤，都散落在各個設計處室或個人手中。眾所周知，軟盤的使用基本上一年過后數據就可能讀不出來，導致沒有收集整理的數據利用相當困難。因此，檔案管理部門應制定相關規定，由各個項目負責人配合檔案人員將散落在各處的軟盤、光盤進行收集、整理、編目、歸檔，并按項目分類重新刻錄光盤，一式兩份(一份借閱，一份存檔)。

    (2)目前正在實施的建筑工程設計項目，電子文件不斷生成．為了便于歸檔，設計部門應與檔案部門配合在CAD環境下編制適當的軟件進行著錄單文件的填寫，設計人員只需填寫圖簽內容。對于設計人員而言，繪圖前一次性填寫的信息自動生成圖紙右下腳的圖簽，不會增加設計人員額外的勞動；對于檔案管理人員而言，設計人員填寫的信息自動寫入圖檔數據庫，歸檔時只需調出來進行補充即可，節省了大量的數據錄入工作。

    (3)引入CAD以前，建筑工程設計單位留存了大量的圖紙檔案，有許多仍有很高的利用價值，還有一些是計算機出圖后由于電子文件丟失而留存了一些圖紙檔案。這兩部分圖紙檔案可通過掃描轉化為電子圖檔。掃描后的光柵文件必須經過矢量化才可被設計人員直接利用。．但由于矢量化后有些圖形文件會失真，尤其是原圖紙不清楚的地方，因此可采取兩種方案：對于計算機圖較清楚的圖紙可掃描后進行矢量化處理；而過去留存的藍圖可掃描后不再進行矢量化處理，只供設計人員瀏覽使用，設計工作中需要利用時再由設計人員自己進行矢量化處理。

    總之，全面實行圖紙檔案的計算機管理，不僅需要高素質的檔案管理人才，還需要各個部門尤其是設計部門的密切配合，從技術上解決圖紙檔案CAD管理的一系列問題。只有這樣，圖紙檔案的利用才會更為方便、快捷，我們的檔案部門才會發揮更強的服務優勢!

參考文獻：

[1]項文新．圖紙檔案的數字化處理[J]機電兵船檔案，2004(1)

(本文來源：陜西省土木建筑學會  文徑網絡：尚雯瀟 尹維維 編輯  文徑 審核)

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