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摘要：隨著企業(yè)管理從傳統(tǒng)的科學(xué)管理向知識管理的轉(zhuǎn)變，同時也對辦公空間設(shè)計提出了更高的要求。本文提出應(yīng)將企業(yè)辦公空間作為一個系統(tǒng)工程來考慮，從辦公空間應(yīng)根據(jù)企業(yè)的特色來量身定做；符合辦公自動化的要求；辦公空間應(yīng)以員工為本的理念，向家居設(shè)計靠擾，同時應(yīng)提倡小型化、靈活與分散化，創(chuàng)造有情感價值的辦公空間。...

辦公空間優(yōu)化設(shè)計的探討

鄭  蕾

(浙江亞衛(wèi)通科技有限公司，浙江杭州310012)

    伴隨知識經(jīng)濟(jì)的到來，企業(yè)進(jìn)入信息時代，經(jīng)濟(jì)的全球化使企業(yè)之間的競爭加劇，對辦公空間的設(shè)計有了新的要求，傳統(tǒng)意義上的辦公空間已不適應(yīng)現(xiàn)代管理和辦公的要求，如信息的傳遞速度慢，獲取信息的渠道少、工作人員之間的知識交流缺乏等。因此，現(xiàn)代企業(yè)呼喚著新的辦公空間的出現(xiàn)。

1.中國企業(yè)辦公空間的現(xiàn)狀

    當(dāng)前中國企業(yè)由于95％是中小型的，管理水平總體來說還相對較低，同時競爭資源優(yōu)勢不強(qiáng)，企業(yè)的壽命比較短暫。據(jù)統(tǒng)計，世界500強(qiáng)企業(yè)平均壽命是40～50年，美國每年新生企業(yè)為50萬家，而這些企業(yè)10年后僅剩4％，日本存活l0年的企業(yè)也不過l8．3％，而中國大企業(yè)平均壽命是7～8年，中小民營企業(yè)平均壽命是3.1年。

    目前企業(yè)界在討論做大做強(qiáng)的問題，也就是企業(yè)成長的問題。在企業(yè)成長的過程中，成敗往往只是一步之差。如果能做得比別人更好一些，結(jié)果就可能保持較好的發(fā)展。良好的辦公空間的設(shè)計可以形成競爭的優(yōu)勢，因良好的辦公空間可以為工作人員提供一個溫馨的辦公場所，激勵他們更好地工作，同時給潛在的客戶留下美好的印象等。

    就國內(nèi)當(dāng)前辦公空間的現(xiàn)狀來說，存在較多的問題主要體現(xiàn)在：

    (1)辦公空間的設(shè)計幾乎還是停留在空間功能的基本需求上，缺少一定的創(chuàng)新，沒有結(jié)合公司個性化的需求與特色。所以設(shè)計師應(yīng)根據(jù)企業(yè)的文化脈絡(luò)，系統(tǒng)地研究公司到底需要什么，設(shè)計會給公司帶來什么，結(jié)果會怎樣，必須有具體的分析、預(yù)測，而不是對空間進(jìn)行簡單的功能上的分割。

    (2)設(shè)計存在著嚴(yán)格的等級標(biāo)準(zhǔn)，從總經(jīng)理室到各個部門的辦公室形成強(qiáng)烈的等級差別。

    (3)設(shè)計與公司的管理體系嚴(yán)重脫節(jié)，把復(fù)雜的問題簡單化，把單個具體的問題程式化，雷同化。建筑師和室內(nèi)設(shè)計師應(yīng)為企業(yè)的辦公空間設(shè)計創(chuàng)造企業(yè)文化，為公司的員工創(chuàng)造一個輕松愉悅的，可以鼓舞士氣的辦公空間，從而使企業(yè)保持持久的競爭優(yōu)勢，保持良好的發(fā)展，同時給那些潛在客戶留下深刻的印象，真正把企業(yè)的辦公空間看作是企業(yè)的空間資源，而不再是一個簡單的辦公場所。

    當(dāng)前我國的中小企業(yè)幾乎面臨著一個共同的問題，就是這些企業(yè)要想達(dá)到更高的層次，就必須創(chuàng)造自己的品牌，營造自己的企業(yè)文化，加大科技創(chuàng)新的力度，擁有自主的知識產(chǎn)權(quán)，這是企業(yè)現(xiàn)實(shí)的需要，也是成長的需要。盡管辦公空間的設(shè)計對于一個公司來說，只是部分元素，但是對于企業(yè)競爭優(yōu)勢的提高仍然是十分重要的。而目前的設(shè)計并沒有抓住這些元素，辦公空間設(shè)計缺乏創(chuàng)新，幾乎是千篇一律的，而每一個企業(yè)的實(shí)際情況卻是不相同的，這就要求在辦公空間的設(shè)計上要有創(chuàng)新意識，使辦公空間成為企業(yè)競爭和成長中的不可或缺的優(yōu)勢。

2.辦公空間布局亟待優(yōu)化

    如前所述，我國辦公空間的建筑及裝璜設(shè)計的服務(wù)主體應(yīng)是95％的中小企業(yè)，而現(xiàn)有辦公空間設(shè)計好像不是為企業(yè)而設(shè)計，而是為總經(jīng)理設(shè)計，充滿著嚴(yán)重的等級觀念和權(quán)力中心的象征，董事長、總經(jīng)理室的裝修豪華氣派，且放在整個空間的最佳位置。作為一個公司的領(lǐng)導(dǎo)者，其實(shí)權(quán)利的影響力是有限的，更重要的是要有自己的魅力，擁有影響他人行為的能力。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和設(shè)計師必須轉(zhuǎn)變觀念，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該充當(dāng)設(shè)計師和仆人，另外，要眼睛向下，心中時刻裝著企業(yè)的員工，多為企業(yè)著想。領(lǐng)導(dǎo)層辦公室設(shè)計得豪華氣派，會給人一種高高在上的感覺，不利于和員工之間的良好溝通。魯迅曾經(jīng)說過，工作往往會為安逸舒適的生活所累，太奢華的環(huán)境對工作效率的提高是沒有好處的。辦公空間設(shè)計必須根據(jù)公司的需要，用系統(tǒng)的思考代替?zhèn)�人的思考，而不僅是為了滿足個別人的主觀愿望。例如，美國佛羅里達(dá)州邁阿密的Burger kin9公司總部遭到了名為Andrew的颶風(fēng)的破壞，颶風(fēng)過后的幾個月，上至董事長下至普通職員不得不集體“野營”在臨時的辦公室，職務(wù)等級在這里不再存在，然而在此期間，明顯能感到員工士氣大漲，生產(chǎn)效率大大提高。又如倫敦金融時報報道，英國航空公司(BritishAir— ways)新落成的綜合辦公大樓大膽地把最好的景觀保留給整天坐在座位上工作的后勤人員，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為，這樣做，才是提升工作士氣的好辦法。從今天知識管理的角度來說，管理就是各個部門各個層次的相互溝通，管理人員必須不斷尋找下屬的需求，了解員工對企業(yè)的意見，讓他們知道公司在做什么，讓他們參加決策活動，越是高層的管理者與員工的溝通時間應(yīng)當(dāng)越多。知識經(jīng)濟(jì)時代，管理者和員工之間的相互溝通顯得更加重要，總經(jīng)理辦公室的設(shè)計應(yīng)遵循良好溝通的原則。因此在辦公空間的設(shè)計方面，絕大部分公司的領(lǐng)導(dǎo)的辦公室應(yīng)該以能促進(jìn)良好溝通為目標(biāo)，而不是追求毫無意義的奢華裝飾。

    管理大師彼得德魯克也在《頂級經(jīng)理人的五維管理》中提到：“溝通是雙方心靈相印的特效藥，企業(yè)管理的中心是對人的管理，人與人之間雖然職務(wù)不同，但在人格上卻是平等的，只有在平等的基礎(chǔ)上進(jìn)行管理，在平等的基礎(chǔ)上進(jìn)行溝通，才能激勵員工貢獻(xiàn)出聰明與才智。在管理當(dāng)中，把溝通看成激發(fā)人們積極性的重中之重”。所以從公司管理的角度來說，解放總經(jīng)理辦公室對于絕大多數(shù)的企業(yè)來說，有助于公司的成長，要把有限的財力精力用在最需要的地方，設(shè)計師要把自己的聰明才智用在整個辦公的系統(tǒng)上，不要只盯著總經(jīng)理的辦公室，這樣公司領(lǐng)導(dǎo)可能少了一份權(quán)威，卻可能多了一份魅力；辦公空間可能少了一份氣派，卻多了一份平等，多了一份和諧。

3.辦公空間如何優(yōu)化

    3.1辦公空間需要量身定做

    每一家公司企業(yè)都希望得到一個量身定做的設(shè)計方案。設(shè)計師在開始設(shè)計前，必須要了解公司的業(yè)務(wù)流程，需把工作上聯(lián)系密切的部門安排得近些，這樣有利于提高工作效率。

    高科技公司、廣告?zhèn)髅焦�司、國企、商業(yè)銀行等不同類型的企業(yè)有著完全不同的需求。例如，摩托羅拉、聯(lián)想等高科技公司要求首先保證使用功能和工作效率，所以他們對機(jī)電、空調(diào)、弱電系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施的鋪設(shè)尤為關(guān)注，其次才是表面形式的裝修和裝飾。像君士這類傳媒公司，辦公人員較少，個人空間很大，要從空間、色彩上表達(dá)時尚感、充滿想像力及活潑、跳躍感。而對某集團(tuán)總部，則運(yùn)用了較多的石材、深色木材和黑灰色調(diào)，玻璃和木質(zhì)感中西合璧，表達(dá)霸氣、收斂、含蓄、嚴(yán)肅和具有厚重力量感。

    3.2強(qiáng)調(diào)辦公自動化

    隨著無紙化辦公的實(shí)現(xiàn)，國外一些辦公室設(shè)計時，已經(jīng)與傳統(tǒng)設(shè)計有很大不同。所有信息都可以通過網(wǎng)絡(luò)Email、傳真機(jī)等內(nèi)部聯(lián)絡(luò)辦法實(shí)現(xiàn)。辦公自動化已經(jīng)成為辦公室裝修需考慮的。主要問題。尤其是一些為銷售人員準(zhǔn)備的辦公室，取消了每個人固定的座位，因?yàn)樗麄冎械亩鄶?shù)人無需見面也很難碰見，辦公室的大多空間被用作會談和交流用的茶水間或咖啡座，沿辦公區(qū)的周圍準(zhǔn)備了安裝完備網(wǎng)絡(luò)和電話插孔的自由座位。銷售人員回到辦公室后可任選座位，只需接上筆記本電腦就能工作，極大地提高了空間利用率。

    3.3辦公室設(shè)計向家居設(shè)計靠攏

    設(shè)計師應(yīng)參與細(xì)節(jié)設(shè)計，包括家具、裝飾品，甚至?xí)�客室的一個小煙灰缸。在寸土寸金的辦公場所，把里面所有的空間都利用上，將文件柜、更衣柜、檔案箱放到最省空間的地方，在墻壁上加隔板放物件，利用樓梯空間裝資料，貼著壁紙的墻面被掛畫裝點(diǎn)得花花綠綠，辦公室設(shè)計越來越瑣碎。

    有人認(rèn)為，辦公室設(shè)計家居化，說明現(xiàn)在的公司越來越重視員工的需求，通過不斷地調(diào)整細(xì)節(jié)讓使用者感到方便和舒適，這是一種辦公室文化的進(jìn)步。

    3.4辦公室設(shè)計應(yīng)小型化、靈活化、分散化

    據(jù)說“9.11”后，美國一些大公司就不再熱衷于買大樓和把公司總部集中一塊辦公了�，F(xiàn)在流行分散辦公，高科技手段的應(yīng)用已經(jīng)能滿足辦公室內(nèi)對通訊、聯(lián)絡(luò)服務(wù)提出的更高要求。加之一些人開始在家SOH0辦公，公司管理層自然要求辦公室內(nèi)靈活組合的辦公家具，沙發(fā)、隔板、桌子、家具都可隨意組合變化。小型化、分散化、靈活化成為辦公空間設(shè)計的新趨勢。

4.創(chuàng)造有情感價值的辦公空間

    所謂有情感價值的辦公空間，就是存在于企業(yè)員工內(nèi)心，能夠給員工帶來心靈感動的，使員工在無形中感到工作的愉悅，能夠挖掘員工的潛能，讓員工實(shí)現(xiàn)自我價值包括企業(yè)員工的感受、信念和價值觀的空間。

    其實(shí)有情感價值的空間是雙向的，公司能夠給員工帶來一個舒適、愉悅的辦公環(huán)境。相應(yīng)的，員工也愛公司，感覺就像在家里一樣溫馨，他們把工作看成一種娛樂，是我要工作，而不是要我工作，讓人產(chǎn)生一種奉獻(xiàn)精神，謙和的為理想而工作·。企業(yè)中惟有這份愛才能觸發(fā)主管與員工的了解，有了愛，才會在同一層次；同一時間實(shí)現(xiàn)即時的溝通。這種情感資本對員工所產(chǎn)生的影響，直接關(guān)系到公司產(chǎn)品的質(zhì)量和所提供的服務(wù)，甚至直接決定公司的成長和產(chǎn)品的創(chuàng)新。

    (1)創(chuàng)造有情感價值的辦公空間就是要解放總經(jīng)理辦公室，把所有公司領(lǐng)導(dǎo)從封閉式的空間中解放出來，讓公司的領(lǐng)導(dǎo)有足夠的時間與員工進(jìn)行交流，既可以增強(qiáng)公司民主平等的氛圍，又可以讓員工在一個民主的體制中，平等的人格空間中工作，有利于增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力。

    (2)目前中國許多中小企業(yè)的辦公空間沒有貴賓室，這是很大的失誤，無論是什么公司，貴賓室都是需要的。無論電子商務(wù)多發(fā)達(dá)，人與人的面對面的交流還是不可避免的。筆者認(rèn)為貴賓室是非常好的商務(wù)交談的場所，比如總經(jīng)理在經(jīng)理室接見一個客人與在貴賓室接見一個客人給人的心理認(rèn)知上是有差距的�？偨�(jīng)理在自己的辦公室接見一個顧客，這位顧客身份沒有變化，他本來是什么身份還是什么身份，另外，公司沒有給這個顧客一個身份的定位。這對于公司來說是一個細(xì)節(jié)上的失誤，如果是在貴賓室里接見一位顧客，這位顧客除了他原有的身份以外，他此時是總經(jīng)理的貴賓，也是這個公司的貴賓。其實(shí)這只是一個細(xì)節(jié)問題，無論是公司領(lǐng)導(dǎo)，還是設(shè)計師，都不可以忽略這些細(xì)節(jié)的，因?yàn)榧?xì)節(jié)決定成敗。有人問被評為20世紀(jì)最偉大的四位建筑師之一的密斯·凡·德羅，你成功的原因是什么，他說“魔鬼在細(xì)節(jié)”。的確，如果能夠多抓住這些細(xì)節(jié)，成功的機(jī)會就可能會更多，企業(yè)在成長的過程中就有可能做得更大，更強(qiáng)。

    設(shè)計一個貴賓室，并且使它并不只屬于領(lǐng)導(dǎo)們，而屬于整個公司，公司里的每一個人都有權(quán)利使用它，擴(kuò)大它的使用范圍，這也就增加了空間的利用價值。當(dāng)然在貴賓室的設(shè)計上要根據(jù)公司的具體需要，同時注意體現(xiàn)公司的文化內(nèi)涵。

    (3)當(dāng)前我們許多中小企業(yè)的辦公空間中，一般沒有交流室，在目前競爭激烈的時代是很不利的。靈感、創(chuàng)新等多是在交流的快樂激動的時候產(chǎn)生的，通過交流開啟人們心靈的窗戶，點(diǎn)燃智慧的火花，增強(qiáng)前進(jìn)的動力，人類創(chuàng)造知識的過程是一個活的系統(tǒng)，互助而永不隔離。從今天社會的角度來說，目前中國正處于社會轉(zhuǎn)型期，人們內(nèi)心的壓力都很大，人的情緒有時會出現(xiàn)萎靡不振，其中一個重要的原因就是人與人之間缺少交流，另外有些人對公司的管理等方面的確有許多想法，但由于目前各方面的原因，無法表達(dá)出來，其自己真正的價值得不到體現(xiàn)，沒有發(fā)揮才能的平臺，從而導(dǎo)致精神失落。這些都嚴(yán)重影響著工作效率的提高，同時也阻礙了企業(yè)的發(fā)展。所以說辦公空間必須要有交流室，要有一個讓員工說出自己心聲的地方。無論是生產(chǎn)型企業(yè)還是創(chuàng)新型企業(yè)都是一樣的。通過交流提高勞動生產(chǎn)率，通過交流提高工作效率，通過交流產(chǎn)生創(chuàng)新的火花，通過交流使公司融為一個集體，增強(qiáng)公司的凝聚力。

    (4)創(chuàng)新是企業(yè)競爭的基礎(chǔ)，未來的營業(yè)收入靠它來創(chuàng)造，并讓企業(yè)在市場上保持競爭優(yōu)勢。由于一些中小企業(yè)不太可能成立自己的研究機(jī)構(gòu)，其實(shí)每一位員工都是企業(yè)的研究員，他們處在生產(chǎn)的第一線，他們最熟悉每一個生產(chǎn)流程，每人只要有一點(diǎn)的創(chuàng)新，對于公司來說都有可能產(chǎn)生很大的促進(jìn)

作用，就有可能降低產(chǎn)品的生產(chǎn)成本，給公司帶來巨大的利潤空間，問題是公司應(yīng)給員工提供這樣的一個空間，讓他們在第一時間記錄下自己的想法，讓他們能夠?qū)崿F(xiàn)自己的想法，通過空間資源的優(yōu)化來挖掘每一個人的聰明才智。

5.結(jié)  語

    綜上所述，空間設(shè)計不僅涉及美學(xué)，還必須結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，重視員工的作用，創(chuàng)造出有情感價值的空間。另外，辦公空間的合理設(shè)計還應(yīng)綜合考慮各方面的因素，為企業(yè)提供盡可能多的可塑空間，充分挖掘空間資源。使公司的特色在整體上得以體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]美，彼得.F.德魯克．頂級經(jīng)理人的五維管理[M]．哈爾濱：黑龍江人民出版社，2004．

[2]汪中求．細(xì)節(jié)決定成敗[M]．北京：新華出版社，2004．

(本文來源：陜西省土木建筑學(xué)會  文徑網(wǎng)絡(luò)：尚雯瀟 尹維維 編輯  文徑 審核)

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