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摘要：在項(xiàng)目管理的工程中，合理界定受業(yè)主委托的項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)與業(yè)主之間的管理界面分工，是項(xiàng)目業(yè)主與項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)共同關(guān)心的問題。文章通過對項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)職能、項(xiàng)目特點(diǎn)、與其組織效果的界面劃分原則的研究，提出了一些淺見，僅供廣大讀者參考。...

業(yè)主與項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)分工的界面分析

李清標(biāo)

江蘇建科建設(shè)監(jiān)理有限公司 江蘇南京210008

    專業(yè)的社會化的項(xiàng)目管理是國際工程管理的慣例，在國際上取得了很大成功，該管理模式正在我國逐步得到推廣，它是現(xiàn)代智能化建筑、規(guī)模巨大、組織關(guān)系復(fù)雜工程建設(shè)的需要，同時(shí)能夠減少降低和規(guī)避項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)，充分發(fā)揮專業(yè)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的作用。其在國內(nèi)發(fā)展過程中，出現(xiàn)了一些問題，其中之一就是項(xiàng)目管理者與項(xiàng)目業(yè)主之間的界面捌分不清或者不平衡，導(dǎo)致項(xiàng)目管理者積極性下降，責(zé)任出現(xiàn)真空，降低了項(xiàng)目參與者對項(xiàng)目成功的信心。但如果處理好項(xiàng)目管理者與業(yè)主的工作界面，捌分好項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)與業(yè)主各自相應(yīng)的權(quán)力和責(zé)任，則該項(xiàng)目工作就能進(jìn)一步得到推廣。目前在我國還未有成熟的工程案例可以套用，下面就從以下幾個(gè)方面談?wù)勴?xiàng)目業(yè)主及項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)普遍關(guān)心的問題。

1、項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的主要工作內(nèi)容、職能及界定

    項(xiàng)目管理工作貫穿于項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)階段和各個(gè)領(lǐng)域，其具體工作內(nèi)容和職能，一般由業(yè)主在各階段各領(lǐng)域項(xiàng)目管理委托合同來界定。如項(xiàng)目前期目標(biāo)系統(tǒng)的確定與建立、項(xiàng)目可行性研究、項(xiàng)目實(shí)施規(guī)劃以及與之配套的資金安排計(jì)劃等；設(shè)計(jì)階段的設(shè)計(jì)任務(wù)書編制、設(shè)計(jì)實(shí)施工作的控制和協(xié)調(diào)、項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的詳細(xì)計(jì)劃安排和資金籌措等，工程實(shí)施(施工)階段的采購管理、設(shè)備材料選型采購、施工隊(duì)伍招標(biāo)、合同管理、進(jìn)度管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、造價(jià)管理、質(zhì)量管理、安全文明管理、采購管理、設(shè)備材料選型采購、安全文明管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、變更管理、信息管理、檔案管理、綜合協(xié)調(diào)等。

    工程項(xiàng)目管理職能按工作性質(zhì)來分，可以歸納為兩個(gè)方面：①參謀職能，即向業(yè)主提供決策信息和建議，如可行性研究、項(xiàng)目建議書、造價(jià)咨詢、方案選擇和建議等；②管理和組織職能，即對項(xiàng)目的直接參與、宏觀與具體細(xì)節(jié)的管理，體現(xiàn)在工程實(shí)施過程的計(jì)劃、組織、管理、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和控制等。后一方面的項(xiàng)目管理的職能在項(xiàng)目建設(shè)整個(gè)過程中是處于核心地位，是項(xiàng)目的導(dǎo)演者、策劃者、組織者和直接參加者。

    界定業(yè)主和項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)之間職能和工作界面主要目的，一是實(shí)現(xiàn)業(yè)主對項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的管理和決策工作進(jìn)行有效的監(jiān)督，達(dá)到有效控制項(xiàng)目管理實(shí)際成效，使其在可以容許的范圍內(nèi)對項(xiàng)目進(jìn)行高效管理；二是發(fā)揮和調(diào)動專業(yè)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的積極性，為業(yè)主提供盡可能詳盡、準(zhǔn)確、專業(yè)的決策信息。

2、業(yè)主與項(xiàng)目管理分工界面及項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)組織效果特點(diǎn)

    業(yè)主與項(xiàng)目管理分工界面劃分，其實(shí)質(zhì)就是項(xiàng)目所有者和項(xiàng)目管理者之間的分權(quán)與控制，或者說，處理項(xiàng)目管理者和項(xiàng)目業(yè)主的關(guān)系，重點(diǎn)在于項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)在多大程度上可以代表項(xiàng)目業(yè)主。界面劃分合理，則項(xiàng)目執(zhí)行的效率高、責(zé)任完整、監(jiān)督有力、項(xiàng)目管理者的積極性高。反之，項(xiàng)目界面不清，外行人干預(yù)內(nèi)行人、監(jiān)督失控，項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)激增。其次，業(yè)主與項(xiàng)目管理的分工界面是項(xiàng)目中最重要的組織界面，兩者的工作效率、關(guān)系融洽程度是其余工作界面的風(fēng)向標(biāo)，是項(xiàng)目的管理文化重大影響因素和組成部分。

    2.1業(yè)主與項(xiàng)目管理界面劃分的特點(diǎn)

    每個(gè)項(xiàng)目都有各自獨(dú)特的環(huán)境，所以項(xiàng)目的最大特點(diǎn)就是一次性，則也決定了業(yè)主與項(xiàng)目管理者的工作界面也是一次性的。在一個(gè)項(xiàng)目上的成功的界面劃分，到另一個(gè)項(xiàng)目可能會成為項(xiàng)目失敗的因素。

    界面劃分的動態(tài)性。隨著工程的進(jìn)展，項(xiàng)目管理者與業(yè)主的工作的內(nèi)容和關(guān)注的焦點(diǎn)也在不停的變化，同時(shí)業(yè)主、業(yè)主顧問、項(xiàng)目管理者的管理力度也在不停的變動，因此，工作界面的劃分應(yīng)隨著工程的變化而進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。

    界面劃分的整體性。項(xiàng)目管理者在造價(jià)控制、進(jìn)度控制、品質(zhì)控制上的責(zé)任，直接關(guān)系到其在項(xiàng)目經(jīng)理指令權(quán)限、項(xiàng)目定位、設(shè)計(jì)管理、設(shè)備選型、項(xiàng)目采購、變更和索賠管理、支付管理等方面的決策權(quán)限。

    項(xiàng)目管理者作為獨(dú)立的咨詢機(jī)構(gòu)，在實(shí)現(xiàn)或完成業(yè)主在委托合同中所確定的各項(xiàng)工作內(nèi)容過程中，必然存在許多管理障礙。當(dāng)然解決這些障礙需要項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)具有相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)水平、組織管理能力、業(yè)主的信任程度、所擁有的業(yè)主授予的權(quán)力、所承擔(dān)的責(zé)任、激勵(lì)機(jī)制、約束機(jī)制、受尊重程度、決策的權(quán)威性等。作為工程管理的專家，項(xiàng)目管理者的專業(yè)技術(shù)水平、組織管理能力等是其承擔(dān)項(xiàng)目管理的先決條件，在委托項(xiàng)目管理之前，項(xiàng)目業(yè)主即可以進(jìn)行有效的甄選。

    通過對項(xiàng)目管理的深入研究，認(rèn)為項(xiàng)目管理能夠有效開展并實(shí)現(xiàn)業(yè)主所確定的目標(biāo)系統(tǒng)，主要取決于如何處理項(xiàng)目管理者和項(xiàng)目業(yè)主的關(guān)系，重點(diǎn)在于項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)在多大程度上可以代表項(xiàng)目業(yè)主。但在項(xiàng)目管理工作中應(yīng)避免以下界面劃分中的兩個(gè)極端的現(xiàn)象出現(xiàn)：

    一是項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)有很大的權(quán)力但承擔(dān)很小的責(zé)任。項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)職責(zé)范圍廣泛，負(fù)責(zé)具體的項(xiàng)目管理工作，直接給項(xiàng)目參加者各承包商、供應(yīng)商、設(shè)計(jì)顧問下達(dá)指令，做出工程決策，調(diào)整計(jì)劃等。如果項(xiàng)目管理者工作出現(xiàn)失誤，損失大部分由業(yè)主承擔(dān)。并且，業(yè)主控制不力，容易造成項(xiàng)目管理者的道德風(fēng)險(xiǎn)。

    二是項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)承擔(dān)很大的責(zé)任而只有很小的權(quán)力。這種情況在國內(nèi)普遍存在，聘請項(xiàng)目管理變成花錢雇傭“替罪羊”。項(xiàng)目能否順利實(shí)施，能否取得預(yù)期效果，能否優(yōu)化業(yè)主對項(xiàng)目的控制是否有力。主要依靠于項(xiàng)目管理工作，特別是項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的工作能力管理水平、工作效率、能力和責(zé)任心。項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)如果沒有決策權(quán)，他只提供方案、建議、資料供業(yè)主決策，特別是，如果他的管理經(jīng)常得不到業(yè)主的認(rèn)可，或者項(xiàng)目業(yè)主經(jīng)常干預(yù)項(xiàng)目管理工作，則項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)是受業(yè)主的委托對項(xiàng)進(jìn)行管理，項(xiàng)目所有權(quán)仍于業(yè)主，業(yè)主有權(quán)要求對項(xiàng)目進(jìn)行有效的曲控制及過程中動態(tài)調(diào)整雙方的工作界面。控制的方法對雙方的工作界面進(jìn)行詳細(xì)界定。根據(jù)權(quán)限和職責(zé)分工結(jié)果，同時(shí)可以建立有效的考核機(jī)制，對項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)工作進(jìn)行有效的評價(jià)。業(yè)主應(yīng)避免對項(xiàng)目的隨意的干預(yù)，這樣會導(dǎo)致項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)工作的間斷、混亂和效率的低下。

    若以項(xiàng)目管理合同中的投資控制為例，項(xiàng)目業(yè)主委托項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行投資控制，要求控制目標(biāo)是項(xiàng)目工程費(fèi)用不超過概算值和初步設(shè)計(jì)確定的范圍。并就投資控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度制定了詳細(xì)的獎罰措施。

    通過上述項(xiàng)目管理委托合同，業(yè)主為達(dá)到對項(xiàng)目投資的有效控制，雙方約定了項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)和業(yè)主參與管理的主要方式和控制的主要內(nèi)容。如業(yè)主的精力主要集中于項(xiàng)目融資和資金的運(yùn)作，對工程項(xiàng)目的具體實(shí)施只進(jìn)行具體功能及特殊技術(shù)要求以及按照合同規(guī)定完成支付，充分發(fā)揮和調(diào)動專業(yè)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)在工程項(xiàng)目管理中的優(yōu)勢，授予其充分的權(quán)力，進(jìn)行設(shè)計(jì)方案選擇、審查，對變更和索賠的管理。同時(shí)，為保證對項(xiàng)目的有效控制，項(xiàng)目業(yè)主同時(shí)保留對項(xiàng)目管理者做出具體決策的審批和監(jiān)督，使得項(xiàng)目按照業(yè)主的具體要求正常運(yùn)行。

(本文來源：陜西省土木建筑學(xué)會  文徑網(wǎng)絡(luò)：溫紅娟  劉紅娟  尹維維 編輯 文徑 審核)

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