談對(duì)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的理解

肖小娟

(西安市第一市政工程公司第一分公司  710077  西安)

    為了加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理，提高案卷質(zhì)量，更好地為城市建設(shè)服務(wù)，國(guó)家建設(shè)部于2002年1月10日頒布的，并于2002年5月1日正式實(shí)施的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》及與之相匹配的法律條文，以下簡(jiǎn)稱規(guī)范。規(guī)范和法律條文的實(shí)施和頒布，把城建檔案的管理提到了議事日程，也為今后工程文件的移交歸檔工作逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。今后已完工的施工文件必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交歸檔，否則超過(guò)規(guī)定的期限，將要處以一定的罰款。

    工程文件是施工活動(dòng)過(guò)程中形成的。它是工程實(shí)際的真實(shí)反映，是整個(gè)施工過(guò)程的詳細(xì)記載，是工程精華的濃縮，是全體施工人員流血流汗的見(jiàn)證，是施工技術(shù)人員智慧的結(jié)晶，是歷史特定時(shí)期建設(shè)者們分工協(xié)作，共創(chuàng)偉業(yè)的縮影。更重要的是，它是單位工程交付驗(yàn)收的把關(guān)環(huán)節(jié)，所以工程文件歸檔之后便成了無(wú)價(jià)之寶。一方面它服務(wù)于城市建設(shè)，在城市建設(shè)中發(fā)揮著不可磨滅的作用。另一方面，它又使交驗(yàn)后的工程質(zhì)量有法可依，有據(jù)可查。因此如何將完工后的工程文件組卷成符合要求的案卷，提高案卷質(zhì)量就顯得尤為重要了。問(wèn)題的關(guān)鍵是，工程文件的組卷、移交、歸檔工作是由施工單位自己來(lái)完成的。所以這就要求施工單位從事這項(xiàng)工作的人員，首先應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)規(guī)范要求，掌握要領(lǐng)，在領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下。在相關(guān)職能部門的密切配合下，要以高度的責(zé)任感，飽滿的精神狀態(tài)全身心地投入到工作中去，將自己這項(xiàng)工作做得盡善盡美。當(dāng)然同以往傳統(tǒng)整理資料方式相比，運(yùn)用此規(guī)范整理出來(lái)的工程文件具有階段性清晰，歸類性明確的特點(diǎn)，能給人以一目了然的效果。

    另外當(dāng)從法律角度審視工程質(zhì)量時(shí)，就存在一個(gè)質(zhì)量劃分的問(wèn)題。在施工過(guò)程形成文件時(shí)，資料上該誰(shuí)簽字誰(shuí)簽字，因?yàn)楹炓环葑志鸵��?fù)一份責(zé)任。所以，你千萬(wàn)別替別人在資料上簽上你的名字，簽上名字你將要永遠(yuǎn)地承擔(dān)一份無(wú)可推卸的責(zé)任。若干年后，若工程質(zhì)量經(jīng)得起實(shí)踐的考驗(yàn)，那么大家都相安無(wú)事。但一旦工程質(zhì)量在安全和功能上出現(xiàn)了重大的質(zhì)量事故時(shí)，那么法律將追究的是簽字人的責(zé)任，那時(shí)任憑你如何地解釋也無(wú)濟(jì)于事。所以說(shuō)，麻煩不找你，你千萬(wàn)別去找麻煩。因?yàn)榉�律面前講的是證據(jù)。

    以下是按此規(guī)范整理工程文件的簡(jiǎn)要過(guò)程：

    當(dāng)一個(gè)工程完工之后，首先將所有的資料收集齊全，按前期準(zhǔn)備文件，施工技術(shù)文件，工程竣工文件分門別類地歸放在一起進(jìn)行組卷。其中施工文件又按文件的性質(zhì)不同分為施工記錄文件、施工試驗(yàn)文件、原材合格證及復(fù)試報(bào)告文件、工程質(zhì)量評(píng)定文件、功能性試驗(yàn)文件、隱蔽驗(yàn)收文件、預(yù)見(jiàn)驗(yàn)收文件及事故處理文件。而工程竣工文件又分為竣工圖、洽商記錄及設(shè)計(jì)變更文件。按原則每類文件應(yīng)獨(dú)立組卷，另立成冊(cè)。但實(shí)際操作過(guò)程中，視案卷量的多少，也可將幾個(gè)類型的文件合并組成一卷。案卷厚度以1.5cm為宜，最厚不得超過(guò)2cm，紙張大小以A4為準(zhǔn)。每本案卷的頁(yè)碼都從“1”始，頁(yè)碼打在右下角。但當(dāng)一張紙兩面都有文字內(nèi)容時(shí)，正面的頁(yè)碼仍打在右下角，而背面的頁(yè)碼則打在左下角，卷內(nèi)目錄和備考表不打頁(yè)碼。當(dāng)案卷組好后，下來(lái)先編寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄“文件編號(hào)”欄為原有文號(hào)或圖號(hào)，“責(zé)任者”欄為施工單位名稱而非個(gè)人名字，“文件提名”欄為文件標(biāo)題的全稱，“日期欄”為文件形成的最早日期，日期只寫到月。“頁(yè)次”欄為對(duì)應(yīng)文件的起始頁(yè)，但目錄中最末尾一行文件的頁(yè)次應(yīng)為相應(yīng)文件的起始頁(yè)和終止頁(yè)。卷內(nèi)目錄編好之后，然后填寫案卷封皮。封皮上“案卷提名”欄為工程名稱再加上專業(yè)名稱及文件內(nèi)容。“案卷提名”欄填寫時(shí)要言簡(jiǎn)意賅，反映卷內(nèi)的主要內(nèi)容。“編制單位，，欄為施工單位名稱。“編制日期”欄為卷內(nèi)目錄中的最早日期到最晚日期，并用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。最后將案卷的總頁(yè)數(shù)和文件不詳還須備注的填寫在備考表相應(yīng)的位置上，以上所確工作做完之后就可以進(jìn)行裝訂了。裝訂時(shí)，裝訂線距離案卷左邊緣為1.2cm，高度方向從中向上下各量取9cm進(jìn)行三點(diǎn)一線裝訂。線繩的接頭為死結(jié)，線頭長(zhǎng)1～2cm為宜。這樣可防止有人查閱資料時(shí)盜竊卷內(nèi)個(gè)別資料的行為。當(dāng)一份案卷僅為圖紙時(shí)，可不用裝訂，但當(dāng)案卷中既有圖紙又有文字材料時(shí)，則必須裝訂。裝訂完畢之后，經(jīng)檢查無(wú)誤后，就可移交歸檔了。

    以上是我對(duì)規(guī)范及如何用規(guī)范整理施工文件過(guò)程的一點(diǎn)微薄之見(jiàn)，不確切之處還請(qǐng)各位同人批評(píng)指正。

依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)：

[1]國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》GB／ T50328-2001

(本文來(lái)源：陜西省土木建筑學(xué)會(huì)  文徑網(wǎng)絡(luò)：文徑 尹維維 編輯  劉真 審核)