談對《建設工程文件歸檔整理規范》的理解

肖小娟

(西安市第一市政工程公司第一分公司  710077  西安)

    為了加強城市建設檔案管理，提高案卷質量，更好地為城市建設服務，國家建設部于2002年1月10日頒布的，并于2002年5月1日正式實施的《建設工程文件歸檔整理規范》及與之相匹配的法律條文，以下簡稱規范。規范和法律條文的實施和頒布，把城建檔案的管理提到了議事日程，也為今后工程文件的移交歸檔工作逐步走向標準化、規范化、法制化奠定了堅實的基礎。今后已完工的施工文件必須在規定的時間內移交歸檔，否則超過規定的期限，將要處以一定的罰款。

    工程文件是施工活動過程中形成的。它是工程實際的真實反映，是整個施工過程的詳細記載，是工程精華的濃縮，是全體施工人員流血流汗的見證，是施工技術人員智慧的結晶，是歷史特定時期建設者們分工協作，共創偉業的縮影。更重要的是，它是單位工程交付驗收的把關環節，所以工程文件歸檔之后便成了無價之寶。一方面它服務于城市建設，在城市建設中發揮著不可磨滅的作用。另一方面，它又使交驗后的工程質量有法可依，有據可查。因此如何將完工后的工程文件組卷成符合要求的案卷，提高案卷質量就顯得尤為重要了。問題的關鍵是，工程文件的組卷、移交、歸檔工作是由施工單位自己來完成的。所以這就要求施工單位從事這項工作的人員，首先應認真學習和領會規范要求，掌握要領，在領導的大力支持下。在相關職能部門的密切配合下，要以高度的責任感，飽滿的精神狀態全身心地投入到工作中去，將自己這項工作做得盡善盡美。當然同以往傳統整理資料方式相比，運用此規范整理出來的工程文件具有階段性清晰，歸類性明確的特點，能給人以一目了然的效果。

    另外當從法律角度審視工程質量時，就存在一個質量劃分的問題。在施工過程形成文件時，資料上該誰簽字誰簽字，因為簽一份字就要負一份責任。所以，你千萬別替別人在資料上簽上你的名字，簽上名字你將要永遠地承擔一份無可推卸的責任。若干年后，若工程質量經得起實踐的考驗，那么大家都相安無事。但一旦工程質量在安全和功能上出現了重大的質量事故時，那么法律將追究的是簽字人的責任，那時任憑你如何地解釋也無濟于事。所以說，麻煩不找你，你千萬別去找麻煩。因為法律面前講的是證據。

    以下是按此規范整理工程文件的簡要過程：

    當一個工程完工之后，首先將所有的資料收集齊全，按前期準備文件，施工技術文件，工程竣工文件分門別類地歸放在一起進行組卷。其中施工文件又按文件的性質不同分為施工記錄文件、施工試驗文件、原材合格證及復試報告文件、工程質量評定文件、功能性試驗文件、隱蔽驗收文件、預見驗收文件及事故處理文件。而工程竣工文件又分為竣工圖、洽商記錄及設計變更文件。按原則每類文件應獨立組卷，另立成冊。但實際操作過程中，視案卷量的多少，也可將幾個類型的文件合并組成一卷。案卷厚度以1.5cm為宜，最厚不得超過2cm，紙張大小以A4為準。每本案卷的頁碼都從“1”始，頁碼打在右下角。但當一張紙兩面都有文字內容時，正面的頁碼仍打在右下角，而背面的頁碼則打在左下角，卷內目錄和備考表不打頁碼。當案卷組好后，下來先編寫卷內目錄。卷內目錄“文件編號”欄為原有文號或圖號，“責任者”欄為施工單位名稱而非個人名字，“文件提名”欄為文件標題的全稱，“日期欄”為文件形成的最早日期，日期只寫到月。“頁次”欄為對應文件的起始頁，但目錄中最末尾一行文件的頁次應為相應文件的起始頁和終止頁。卷內目錄編好之后，然后填寫案卷封皮。封皮上“案卷提名”欄為工程名稱再加上專業名稱及文件內容�！鞍妇硖崦�”欄填寫時要言簡意賅，反映卷內的主要內容�！熬幹茊挝�，，欄為施工單位名稱。“編制日期”欄為卷內目錄中的最早日期到最晚日期，并用阿拉伯數字填寫。最后將案卷的總頁數和文件不詳還須備注的填寫在備考表相應的位置上，以上所確工作做完之后就可以進行裝訂了。裝訂時，裝訂線距離案卷左邊緣為1.2cm，高度方向從中向上下各量取9cm進行三點一線裝訂。線繩的接頭為死結，線頭長1～2cm為宜。這樣可防止有人查閱資料時盜竊卷內個別資料的行為。當一份案卷僅為圖紙時，可不用裝訂，但當案卷中既有圖紙又有文字材料時，則必須裝訂。裝訂完畢之后，經檢查無誤后，就可移交歸檔了。

    以上是我對規范及如何用規范整理施工文件過程的一點微薄之見，不確切之處還請各位同人批評指正。

依據標準：

[1]國家標準《建筑工程文件歸檔整理規范》GB／ T50328-2001

(本文來源：陜西省土木建筑學會  文徑網絡：文徑 尹維維 編輯  劉真 審核)